Kết nối Power BI với Excel: chọn Table, bỏ bảng chéo

Ba cách Excel đi vào Power BI

Excel là nguồn dữ liệu phổ biến nhất, và cũng là nơi phát sinh nhiều lỗi nhất — chủ yếu vì file Excel thường được thiết kế cho người đọc chứ không phải cho máy đọc.

• Một file cố định: Get data → Excel workbook, chọn file, chọn sheet hoặc bảng.
• Cả thư mục nhiều file cùng cấu trúc: Get data → Folder. Đây là cách xử lý báo cáo tháng — mỗi tháng một file, Power BI gộp tất cả tự động.
• File trên SharePoint hoặc OneDrive: dùng connector tương ứng thay vì đường dẫn ổ đĩa, để lịch làm mới trên đám mây chạy được mà không cần gateway.

Chọn Table thay vì Sheet

Khi cửa sổ Navigator hiện ra, bạn thường thấy hai nhóm: các sheet (biểu tượng trang tính) và các bảng đã đặt tên (biểu tượng bảng). Luôn ưu tiên bảng đã đặt tên.

Lý do: chọn sheet thì Power BI lấy toàn bộ vùng đang có dữ liệu, kể cả ô rác nằm lạc ở cột xa. Chọn bảng thì phạm vi rõ ràng và tự giãn ra khi thêm dòng. Trong Excel, bôi đen vùng dữ liệu rồi bấm Ctrl+T là tạo được bảng.

Bảng chéo phải được chuyển về bảng phẳng

Đây là việc quan trọng nhất khi làm với Excel. Bảng kế toán và bán hàng ở Việt Nam thường có dạng chéo — mỗi tháng một cột:

Sản phẩm | T1  | T2  | T3  | ...
Áo sơ mi | 120 | 145 | 130
Quần âu  |  80 |  95 |  88

Power BI không dùng được dạng này. Cần chuyển về bảng phẳng — mỗi dòng một quan sát:

Sản phẩm | Tháng | Số lượng
Áo sơ mi | T1    | 120
Áo sơ mi | T2    | 145

Cách làm: trong Power Query, chọn cột Sản phẩm, chuột phải → Unpivot Other Columns. Một thao tác, xong. Nếu bỏ qua bước này, mỗi lần thêm tháng mới bạn lại phải sửa báo cáo.

Bốn thứ cần dọn ở Power Query

• Dòng tiêu đề trang trí — logo, tên công ty, ngày in nằm ở mấy dòng đầu. Dùng Remove Top Rows rồi Use First Row as Headers.
• Ô gộp — về Power BI thành trống. Dùng Fill Down để điền xuống.
• Số lưu dưới dạng chữ — thường do có dấu cách hoặc dấu phân cách nghìn. Dùng Trim rồi đổi kiểu cột, đặt địa phương là Vietnam để dấu phẩy và dấu chấm được hiểu đúng.
• Dòng tổng cộng — lọc bỏ ngay, nếu không sẽ bị cộng hai lần.

Lịch làm mới: file phải nằm trên đám mây

Nếu file Excel nằm ở ổ D máy bạn, báo cáo xuất bản lên Power BI Service sẽ không tự làm mới được trừ khi có gateway và máy luôn bật. Cách gọn hơn cho doanh nghiệp nhỏ: đưa file lên OneDrive hoặc SharePoint rồi kết nối qua connector tương ứng — lúc đó đám mây tự đọc được, không cần máy nào bật.

Khi nào nên bỏ Excel làm nguồn

Excel ổn khi dữ liệu dưới vài chục nghìn dòng và chỉ một vài người sửa. Vượt ngưỡng đó — nhiều người nhập cùng lúc, lịch sử nhiều năm, cần phân quyền — thì nên chuyển sang cơ sở dữ liệu. Xem thêm Power BI khác Excel ở đâu để cân nhắc thời điểm chuyển.