Cách làm dashboard trong Google Sheet: 5 bước và hàm QUERY

Google Sheet làm được dashboard đúng nghĩa: có chỉ số, có biểu đồ, có bộ lọc, và mọi người mở cùng một đường link luôn thấy số mới nhất. Bài này đi năm bước, kèm hai hàm mà Sheet có còn Excel thì không.

Bước 1 — Một sheet dữ liệu, một sheet dashboard

Giống Excel: dữ liệu thô để riêng một tab, dashboard một tab. Sheet dữ liệu mỗi dòng một giao dịch, hàng đầu là tên cột, không ô gộp, không dòng tổng chen giữa.

Nếu dữ liệu đến từ Google Form thì sheet phản hồi chính là sheet dữ liệu — đừng sửa trực tiếp vào đó, mọi tính toán làm ở tab khác.

Bước 2 — QUERY, hàm mạnh nhất của Google Sheet

Đây là thứ Excel không có. Một công thức viết như câu lệnh SQL, trả về cả một bảng đã lọc và tổng hợp:

=QUERY(DuLieu!A:F; "select B, sum(E) where C = 'Miền Bắc' group by B order by sum(E) desc limit 10"; 1)

Dịch ra: lấy cột B và tổng cột E, chỉ những dòng miền Bắc, gom theo B, xếp giảm dần, lấy 10 dòng đầu. Số 1 ở cuối nghĩa là dữ liệu có một dòng tiêu đề.

Ba lưu ý khi dùng QUERY:

• Trong chuỗi truy vấn, cột gọi bằng chữ cái (B, E), không gọi bằng tên tiêu đề.
• Giá trị chữ đặt trong nháy đơn, ngày dùng date '2026-08-01'.
• Ghép điều kiện động thì nối chuỗi: "... where C = '"&B1&"'".

Một công thức QUERY thay được cả một Pivot Table, và nó tự cập nhật khi dữ liệu thêm dòng.

Bước 3 — Chỉ số lớn và biểu đồ

Chỉ số chính viết bằng SUMIFS hoặc QUERY, để ở hàng trên cùng của tab dashboard, cỡ chữ lớn hẳn (24–36pt) để phân biệt với phần còn lại.

Chèn biểu đồ bằng Chèn → Biểu đồ, nguồn trỏ vào kết quả của QUERY. Trong trình chỉnh sửa biểu đồ, tab Tuỳ chỉnh: bỏ tiêu đề mặc định, bỏ đường lưới, để tối đa hai màu.

Biểu đồ điểm số (scorecard chart) là loại riêng của Google Sheet, hiển thị đúng một con số lớn kèm phần trăm so với mốc — dùng làm ô chỉ số chính thì gọn hơn tự vẽ.

Bước 4 — Bộ lọc cho người xem

Google Sheet không có slicer đồng bộ mạnh như Excel, nên cách bền nhất là ô điều khiển:

1. Chọn một ô trống, vào Dữ liệu → Xác thực dữ liệu, tạo danh sách thả xuống (tháng, khu vực…).
2. Mọi công thức QUERY và SUMIFS trên dashboard tham chiếu tới ô đó.
3. Người xem đổi giá trị trong ô, cả trang tính lại.

Sheet cũng có slicer (Dữ liệu → Thêm bộ chia) nhưng nó chỉ áp lên biểu đồ và bảng tổng hợp, không áp lên công thức — biết giới hạn này để khỏi mất buổi chiều đi tìm lý do số không đổi.

Bước 5 — Chia sẻ đúng cách

Đây là chỗ Google Sheet hơn Excel rõ nhất, và cũng là chỗ hay bị làm ẩu:

• Chia sẻ ở quyền Người xem, không phải Người chỉnh sửa. Gửi nhầm quyền chỉnh sửa thì sớm muộn cũng có người xoá nhầm một cột.
• Ẩn tab dữ liệu thô, và Bảo vệ trang tính cho tab dashboard.
• Cần công khai rộng thì dùng Tệp → Chia sẻ → Xuất bản lên web, chọn đúng tab dashboard.

Khi nào Google Sheet hết ngưỡng

Sheet chậm thấy rõ từ khoảng vài chục nghìn dòng, đặc biệt khi có nhiều QUERY và IMPORTRANGE lồng nhau. Ba trường hợp nên tính đường khác:

• Dữ liệu tăng liên tục, mỗi tháng thêm hàng chục nghìn dòng.
• Cần lấy dữ liệu tự động từ phần mềm bán hàng, kế toán hay cơ sở dữ liệu.
• Cần mỗi người chỉ xem được phần của mình — Sheet không phân quyền theo dòng dữ liệu.

Ba trường hợp đó là lúc Power BI có lý. Đọc khi nào nên chuyển sang Power BI, hoặc nếu đang dùng Sheet làm nguồn thì có bài kết nối Power BI với Google Sheet — giữ nguyên chỗ nhập liệu, chỉ đổi chỗ hiển thị.