Dashboard quản lý kho là báo cáo trực quan giúp bạn theo dõi tồn cuối kỳ, nhập xuất và những mặt hàng cần xử lý. Để làm bằng Power BI, bạn cần thống nhất dữ liệu theo mã hàng, kho và ngày, rồi tính tồn tại thời điểm đã chọn trước khi dựng biểu đồ.
Bài này đi từ dữ liệu đến một trang báo cáo dùng được cho cuộc họp kho. Ví dụ hoàn toàn giả lập, phù hợp để bạn thử trên Excel trước khi áp dụng vào hệ thống thật.
Dashboard quản lý kho cần trả lời câu hỏi nào?
Hãy bắt đầu bằng ba câu: cuối ngày còn bao nhiêu, mặt hàng nào có nguy cơ thiếu và hàng nào đang nằm lâu. Mỗi câu cần dẫn tới hành động cụ thể: xác minh số dư, đặt mua hoặc điều chuyển, rà soát kế hoạch bán hàng.
Trong Power BI, trang bạn dựng ở Desktop là một trang report; dashboard trên Service là một khái niệm riêng. Ở đây, “dashboard quản lý kho” được dùng theo cách gọi phổ biến của người làm báo cáo: một trang tổng quan tương tác phục vụ quản lý.
Thông tin | Cách đọc | Lưu ý |
|---|---|---|
Tồn cuối kỳ | Số lượng tại ngày chốt | Không cộng tồn các ngày |
Nhập, xuất trong kỳ | Phát sinh trong khoảng ngày chọn | Tách bán hàng khỏi điều chuyển |
Hàng dưới ngưỡng | Tồn so với ngưỡng từng mã và kho | Ngưỡng cần được nghiệp vụ duyệt |
Hàng bán chậm | Tồn còn nhưng lượng xuất bán thấp | Chọn cửa sổ thời gian phù hợp |
Đừng cộng chiếc, kg và lít thành một KPI số lượng toàn doanh nghiệp. Bạn có thể hiển thị số mã hàng hoặc giá trị tồn đã được kế toán xác nhận; lượng tồn nên xem theo nhóm cùng đơn vị.
Chuẩn bị dữ liệu: chọn một cách lưu tồn nhất quán
Nhật ký phát sinh và tồn đầu
Mỗi dòng là một dòng chứng từ của một mã hàng tại một kho. Các cột tối thiểu gồm Ngay, MaPhieu, DongPhieu, MaHang, MaKho, Loai và SoLuongCoDau. Trong ví dụ, SoLuongCoDau là số lượng có dấu: nhập dương, xuất âm.
Đưa tồn đầu vào một dòng mở đầu tại ngày bắt đầu lịch sử. Sau đó cộng các biến động đến ngày chốt. Nếu bạn chỉ có phát sinh từ tháng 10 mà thiếu tồn mở đầu, số tính được chỉ là biến động, không phải tồn thực tế.
Ảnh chụp tồn theo ngày
Nếu phần mềm xuất số dư cuối mỗi ngày, mỗi dòng nên đại diện cho ngày–mã hàng–kho. Với cách này, lấy số dư của ngày chốt, không cộng số dư cả tháng. Ngày bị thiếu cần có quy tắc lấy số gần nhất hoặc cảnh báo thiếu dữ liệu; không tự đổi thành số không.
Phần công thức dưới đây chỉ dùng mô hình nhật ký phát sinh. Không trộn bảng ảnh chụp tồn vào cùng phép cộng, vì bạn sẽ tính lặp số dư.
Làm sạch trước khi nối bảng
Chuẩn hóa mã thành văn bản để giữ số không đầu mã, đổi ngày về kiểu Date và kiểm tra chứng từ hủy. Nếu có nhiều file theo tháng, bạn có thể dùng quy trình gộp file Excel bằng Power Query, nhưng cần kiểm tra file chồng kỳ và khóa dòng chứng từ trước khi nạp.
Tạo ba bảng danh mục ngày, hàng và kho, rồi nối một–nhiều từ danh mục xuống nhật ký. Khóa ở phía một phải duy nhất. Cấu trúc này phù hợp với mô hình Star Schema; tránh nối trực tiếp hai bảng phát sinh bằng mã hàng.
Tách danh mục để bộ lọc ngày, hàng và kho đi vào cùng bảng phát sinh.
Tính tồn cuối kỳ bằng DAX và kiểm tra bằng tay
Trong Power BI Desktop, dùng Enter data tạo bảng GiaoDich theo dữ liệu sau. Đặt Ngay là Date và SoLuongCoDau là Whole number. Toàn bộ ví dụ dùng một mã cà phê CP01, kho HN và đơn vị túi.
Ngay | MaHang | MaKho | Loai | SoLuongCoDau |
|---|---|---|---|---|
30/09/2026 | CP01 | HN | MoDau | 100 |
02/10/2026 | CP01 | HN | Nhap | 50 |
05/10/2026 | CP01 | HN | XuatBan | -30 |
10/10/2026 | CP01 | HN | XuatBan | -20 |
Tạo calculated table bên dưới, sau đó nối Calendar[Date] ở phía một tới GiaoDich[Ngay] ở phía nhiều, quan hệ active, lọc một chiều. Slicer và trục thời gian phải lấy từ Calendar. Lịch phải phủ cả ngày mở đầu lẫn toàn bộ ngày phát sinh.
Calendar = CALENDAR ( DATE ( 2026, 9, 30 ), DATE ( 2026, 10, 31 ) )Tạo từng measure riêng bằng New measure. Không dán cả khối thành một measure.
BienDong = SUM ( GiaoDich[SoLuongCoDau] )
TonCuoiKy =
VAR NgayChot = MAX ( 'Calendar'[Date] )
RETURN
CALCULATE (
[BienDong],
FILTER (
ALL ( 'Calendar' ),
'Calendar'[Date] <= NgayChot
)
)
NhapTrongKy =
CALCULATE ( [BienDong], GiaoDich[Loai] = "Nhap" )
XuatBanTrongKy =
-CALCULATE ( [BienDong], GiaoDich[Loai] = "XuatBan" )Khi chọn 01–10/10, bạn phải nhận tồn cuối 100 túi, nhập 50 và xuất bán 50. Biến động riêng trong khoảng ngày này bằng không. Nếu lấy SUM trực tiếp làm tồn, bạn sẽ thấy không còn hàng dù kho vẫn còn 100 túi.
Measure tồn lấy ngày cuối trong ngữ cảnh hiện tại, bỏ bộ lọc lịch rồi cộng lịch sử đến ngày đó. Bộ lọc mã hàng và kho vẫn được giữ. Theo tài liệu CALCULATE của Microsoft, hàm đánh giá biểu thức trong ngữ cảnh lọc đã thay đổi; ở đây bảng lịch là phần được điều chỉnh.
Không lọc Loai trên trang chứa tồn, vì việc chỉ giữ XuatBan sẽ loại mất nhập và số mở đầu. Với nhiều mã hàng, tạo danh mục hàng riêng để slicer không phụ thuộc vào các dòng giao dịch có mặt trong kỳ.
Bố cục một trang: nhìn số, tìm nguyên nhân, xử lý
Phía trên đặt ngày chốt, kho, nhóm hàng và thời điểm dữ liệu được cập nhật. Hàng KPI gồm số mã còn tồn, số mã dưới ngưỡng và giá trị tồn nếu nguồn đã có giá vốn đáng tin cậy. Nếu chỉ chọn một mã, có thể thay bằng lượng tồn của mã đó.
Ở giữa, đặt biểu đồ tồn cuối từng ngày và thanh ngang cho các mã cần chú ý. Dưới cùng là bảng hành động với mã hàng, kho, tồn, ngưỡng, lượng xuất bán trong kỳ và người phụ trách. Người xem cần mở được chi tiết chứng từ khi có chênh lệch.
Đọc từ tổng quan xuống ngoại lệ, rồi chọn mã hàng để kiểm tra chi tiết.
Dùng màu cảnh báo kèm nhãn trạng thái, tránh buộc người đọc chỉ phân biệt bằng đỏ và xanh. Bạn có thể tham khảo trang Tồn kho trong báo cáo mẫu chuỗi cung ứng trên SenData để xem cách đặt tồn kho trong bối cảnh cung ứng và giao hàng.
Cảnh báo hàng thiếu và bán chậm cần quy tắc rõ
Ngưỡng đặt hàng nên được quản lý theo từng mã–kho, có ngày hiệu lực nếu thay đổi. Lượng có thể bán cần trừ phần đã giữ cho đơn hàng theo quy định doanh nghiệp; lượng đang về chưa phải hàng sẵn sàng xuất.
Với hàng bán chậm, hãy bắt đầu bằng danh sách còn tồn nhưng không có xuất bán trong một khoảng ngày đã thống nhất. Tách hàng mới nhập, hàng mùa vụ và hàng ngừng kinh doanh trước khi kết luận. Không có xuất bán trong 30 ngày không tự động chứng minh hàng đã lỗi thời.
Điều chuyển nội bộ tạo một dòng âm ở kho gửi và một dòng dương ở kho nhận, nhưng không được tính là bán hàng. Hàng trả lại và điều chỉnh kiểm kê cũng cần mã loại riêng để bạn giải thích được vì sao tồn thay đổi.
Checklist nghiệm thu trước khi dùng số liệu
Đối chiếu một mã–kho ở ngày mở đầu, ngày có giao dịch và ngày không phát sinh.
Chọn khoảng ngày hẹp để xác nhận tồn vẫn mang theo lịch sử trước kỳ.
So tổng nhập xuất với nguồn, kiểm tra dòng trùng và mã không khớp danh mục.
Thử một phiếu điều chuyển: từng kho thay đổi, tổng toàn hệ thống không đổi.
Kiểm tra tồn âm, chứng từ ghi lùi ngày và quy tắc chốt sau kiểm kê.
Ghi rõ báo cáo cập nhật theo lần refresh gần nhất. Đọc file Excel theo lịch không đồng nghĩa thời gian thực; thời điểm nguồn xuất file và thời điểm mô hình làm mới đều ảnh hưởng độ mới của số liệu.
Câu hỏi thường gặp
Có thể làm dashboard quản lý kho từ Excel không?
Có. Excel Table chứa phát sinh sạch là điểm bắt đầu phù hợp. Điều cần chốt trước là khóa chứng từ, đơn vị tính, tồn mở đầu và cách ghi nhận điều chuyển.
Tại sao tổng tồn tháng khác tổng các ngày?
Tồn là số dư tại thời điểm. Measure trên trả tồn ở ngày cuối của tháng trong ngữ cảnh đang xem; cộng tồn mỗi ngày sẽ đếm cùng lượng hàng nhiều lần.
Có thể lấy giá bán nhân lượng tồn để tính giá trị tồn không?
Giá bán phản ánh doanh thu tiềm năng, không phải giá trị tồn theo giá vốn. Hãy dùng giá trị đã được hệ thống kế toán xác nhận và thống nhất phương pháp tính với người phụ trách.
Dashboard có tự gửi cảnh báo thiếu hàng không?
Màu cảnh báo trong trang chỉ giúp nhận biết khi xem. Muốn gửi thông báo, bạn cần thiết kế cơ chế riêng, kiểm tra khả năng nền tảng và quyền sử dụng trước khi triển khai.
Nếu bạn cần người thiết kế mô hình tồn kho và kiểm tra số liệu cùng bộ phận vận hành, hãy gửi cấu trúc dữ liệu cùng các câu hỏi cần trả lời qua trang báo giá làm Power BI của SenData. Bắt đầu từ một kho và một kỳ đã đối chiếu sẽ giúp xác định phạm vi rõ hơn.
Sẵn sàng xây dựng dashboard Power BI?
Kết nối với freelancer Power BI phù hợp, xem báo cáo nhúng ngay trên trình duyệt và tải file .pbix về sau khi thanh toán.
Đào Ngọc Tú
Cộng tác viên chuyên gia tại SenData. Chia sẻ kiến thức về phát triển Power BI, trực quan hóa dữ liệu và best practice business intelligence.
