Các hàm Excel cơ bản: 12 hàm làm được 90% công việc

Excel có hơn 500 hàm. Trong công việc thật, mười hai hàm dưới đây giải quyết gần hết. Bài này đi theo thứ tự nên học: hàm nào dùng nhiều nhất đứng trước, kèm cái bẫy mà người mới hay vấp ở từng hàm.

Nhóm 1 — Cộng, đếm và cộng có điều kiện

SUM và AVERAGE

=SUM(B2:B100) cộng vùng số. =AVERAGE(B2:B100) lấy trung bình.

Bẫy: AVERAGE bỏ qua ô trống nhưng tính cả ô có số 0. Bảng lương có ô trống nghĩa là "chưa nhập" thì kết quả đúng; nếu ô trống nghĩa là "bằng 0" thì trung bình bị thổi lên. Trước khi lấy trung bình, luôn tự hỏi ô trống trong cột này nghĩa là gì.

COUNT, COUNTA và COUNTIF

COUNT đếm ô chứa số. COUNTA đếm ô có nội dung bất kỳ, kể cả chữ. Đếm số đơn hàng mà dùng nhầm COUNT vào cột mã đơn dạng chữ thì ra 0.

=COUNTIF(C2:C100;"Hà Nội") đếm theo điều kiện. Nhiều điều kiện thì dùng COUNTIFS.

SUMIF và SUMIFS

Đây là hàm đáng học kỹ nhất trong nhóm này, vì gần như mọi báo cáo đều là "cộng doanh thu theo một tiêu chí nào đó".

=SUMIFS(D2:D100; C2:C100;"Hà Nội"; B2:B100;">="&DATE(2026;1;1)) — cộng cột D với hai điều kiện.

Hai chỗ hay sai: thứ tự tham số của SUMIF và SUMIFS ngược nhau (SUMIF là vùng điều kiện trước, SUMIFS là vùng cộng trước); và điều kiện so sánh phải nằm trong ngoặc kép, nối với ô hoặc hàm bằng dấu &.

Nhóm 2 — Tra cứu

VLOOKUP

=VLOOKUP(A2; Bang!A:D; 4; 0) — tìm giá trị ở A2 trong cột đầu của bảng, trả về cột thứ 4.

Ba cái bẫy kinh điển:

• Quên số 0 ở cuối. Không có nó, Excel dùng chế độ tìm gần đúng và trả về kết quả sai mà không báo lỗi. Đây là lỗi âm thầm nguy hiểm nhất trong Excel.
• Cột tra cứu phải là cột đầu tiên của vùng bảng. Cần lấy dữ liệu nằm bên trái thì VLOOKUP chịu — chuyển sang INDEX/MATCH hoặc XLOOKUP.
• Đếm cột bằng tay. Chèn thêm một cột vào giữa bảng là toàn bộ công thức lệch. Dùng MATCH để lấy số cột động, hoặc dùng bảng có tên cột.

XLOOKUP — nếu bạn có Microsoft 365

=XLOOKUP(A2; Bang!A:A; Bang!D:D; "Không có"). Tra được cả hai chiều, không đếm cột, và có sẵn chỗ điền giá trị khi không tìm thấy. Có XLOOKUP thì không cần VLOOKUP nữa — trừ khi file phải mở được trên máy dùng Excel 2019 trở về trước.

Nhóm 3 — Xử lý chữ

Nhóm này ít được để ý nhưng lại chiếm phần lớn thời gian dọn dữ liệu.

• TRIM — cắt khoảng trắng thừa. Dữ liệu copy từ web hay phần mềm kế toán gần như luôn dính khoảng trắng ẩn, khiến VLOOKUP không khớp dù mắt nhìn thấy giống hệt. Không dò ra được lỗi tra cứu thì thử TRIM trước tiên.
• LEFT, RIGHT, MID — cắt ký tự theo vị trí, dùng để tách mã.
• & hoặc CONCAT — nối chuỗi, ví dụ =A2&" - "&B2.
• TEXT — ép số về dạng hiển thị, ví dụ =TEXT(A2;"dd/mm/yyyy").

Nhóm 4 — Điều kiện và bắt lỗi

IF và IFS

=IF(D2>=100000000;"Đạt";"Chưa đạt"). Nhiều nhánh thì đừng lồng IF quá ba tầng — dùng IFS, hoặc tốt hơn là tách bảng quy tắc riêng rồi tra cứu vào đó. Bảng quy tắc sửa được mà không phải sửa công thức.

IFERROR

=IFERROR(VLOOKUP(...);"") để bảng không đầy #N/A.

Nhưng cẩn thận: IFERROR nuốt mọi lỗi, kể cả lỗi do bạn viết sai công thức. Bảng trông sạch nhưng số thì thiếu. Chỉ bọc IFERROR khi đã biết chắc lỗi nào có thể xảy ra và chấp nhận được.

Nhóm 5 — Ngày tháng

TODAY(), YEAR, MONTH, EOMONTH (ngày cuối tháng), DATEDIF (khoảng cách giữa hai ngày).

Bẫy lớn nhất của người Việt dùng Excel: dữ liệu xuất từ phần mềm thường ở dạng chữ trông giống ngày. Kiểm tra nhanh bằng cách canh lề — ngày thật luôn tự canh phải, chữ canh trái. Còn là chữ thì mọi hàm ngày tháng đều sai. Sửa bằng Data → Text to Columns → Date, chọn đúng thứ tự ngày/tháng/năm của nguồn.

Thứ tự nên học

Nếu bắt đầu từ số không: SUM, COUNTA, IF trong tuần đầu; SUMIFS và VLOOKUP tuần thứ hai; TRIM và nhóm ngày tháng tuần thứ ba. Đến đây là đủ để tự dựng một báo cáo hoàn chỉnh.

Đi tiếp thì xem hàm Excel nâng cao (XLOOKUP, INDEX/MATCH, mảng động), hoặc cách làm dashboard bằng Excel để biến bảng số thành báo cáo người khác đọc được.

Nếu công việc đã tới mức mỗi tháng phải ngồi ghép file bằng tay vài tiếng, vấn đề không còn là hàm nữa — đọc khi nào nên chuyển từ Excel sang Power BI.